Trung tâm kế toán Hà Nội hướng dẫn các bạn cách ghi sổ Nhật ký chung trên Excel mới nhất. Sổ Nhật Ký Chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, đồng thời phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ cho việc ghi Sổ Cái.

Hướng dẫn ghi sổ Nhật ký chung trên Excel

so nhat ky chung Hướng dẫn ghi sổ nhật ký chung trên Excel

Hình ảnh trên là mẫu sổ Nhật Ký Chung trên Excel. Các bạn cần quan tâm đến những cột cần thiết sau:

- Cột A: “ Ngày tháng ghi sổ”: là ngày thực hiện ghi sổ, Ngày tháng ghi sổ nhất định phải bằng hoặc sau ngày trên chứng từ  (vì thực tế phải có chứng từ kế toán mới hạch toán ghi sổ được).

Cột chứng từ:

- Cột B ” Số hiệu” đây là số hiệu ghi trên chứng từ:

+ Hóa đơn: là số hóa đơn ( luôn có 7 số).

+ Phiếu thu – Phiếu chi là: PC…, PT… ( dấu… là số thứ tự của phiếu thu, phiếu chi) . ví dụ như PC016.

+ Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng: ghi là GBN…, GBC…

+ các bảng biểu, hay các bút toán kết chuyển… kế toán dùng tiền tố PKT… – phiếu kế toán.

- Cột C ” Ngày tháng” : các bạn ghi đúng ngày trên chứng từ.

- Cột D ” Diễn giải” Ghi tóm tắt nội dung kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán: ngắn gọn, xúc tích những đầy đủ, đảm bảo người không lập sỏ cũng hiểu được nghiệp vụ đó.

- Cột E ” TK Nợ / TK Có ” ghi số hiệu của TK ghi Nợ, ghi Có theo định khoản. Thực hiện theo nguyên tắc: Nợ trước, Có sau và mỗi tài khoản ghi một dòng như trên hình mô tả.

- Cột F ” TK đối ứng ” theo mẫu sổ NKC của Bộ tài chính ( QĐ 48 thì không có cột này những Kế Toán Thiên Ưng đưa thêm vào nhằm phục vụ cho việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Đối ứng ở đây là đối ứng giữa TK Nợ và TK Có như trên ảnh mô tả, để có thể lấy chính xác thì các bạn dùng phím ” = ” để lấy. Đối với các nghiệp vụ xuất hiện từ 3 tài khoản trở lên ( có thể là 1 Nợ, nhiều Có, hay nhiều Nợ 1 Có như hình trên thì các bạn sử dụng công thức nối như sau: TK1&”;”&TK2

Để hiểu rõ hơn Kế Toán Hà Nội sẽ hướng dẫn các bạn làm theo nghiệp vụ phát sinh như bảng sau:

TK Nợ

TK Đối ứng

Cách làm

TK Có

156

331HNC

Đặt đấu bằng ( =) vào ô tương ứng với TK cần lấy đối ứng sau đó bấn vào Tk đối ứng (331HNC) và bấm Enter

1331

331HNC

Đặt dấu bằng ( = ) vào ô tương ứng với TK cần lây đối ứng sau đó bấn vào TK đối ứng (331HNC) và bấm Enter

                                                     331HNC

156;1331

Công thức: = Bấm vào TK đối ứng thứ nhất &”;”& Bấm vào TK đối ứng thứ 2. ( Nếu có nhiều TK đối ứng thì làm tương tự). ta làm: =156&”;“&1331 và ấn Enter. Việc đặt dấu phẩy hay chấm phẩy là do máy tính của bạn. Nếu dấu phẩy không được các bạn đổi sang dấu chấm phẩy nhé. (Trong TH cần nối thêm 1 TK nữa các bạn chỉ việc thêm  &”;“& )

- Cột “Số phát sinh

+ Cột 1 “Nợ“: các bạn ghi số tiền tương ứng với cá tài khoảng Nợ trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Cột 2 ““: ghi số tiền tương ứng với các tài khoản Có

Chú ý: Các bạn mới làm kế toán rất hay ghi nhầm số tiền này ở cùng một cột. Sẽ làm sổ không cân. Định khoản là Có 333HNC thì phải ghi bên cột Có: 39.839.998

Để cho ra số liệu chính xác và không bị lệch, Kế toán Hà Nội khuyên các bạn sử dụng công thức để lấy giá trị trên 2 cột số PS Nợ và số PS có.

Ví dụ: đối với TK 1311 – Thuế GTGT được khấu trừ: các bạn dùng giá chưa thuế X Thuế suất của hàng hóa đó.
hay tổng thanh toán hoặc công nợ các bạn dùng phép tính cộng để cộng.

Cái này có tác dụng rất lớn trong việc đối chiếu, kiểm tra xem người lập hóa đơn đã ghi đúng tiền thuế và tổng thanh toán hay chưa ==> Nếu có sai sót kế toán điều chỉnh luôn hóa đơn trước khi tiến hành kê khai thuế.

- Đến cuối tháng các bạn làm bút kết chuyển cuối kỳ.

- Sau đó các bạn thực hiện tổng số phát sinh tháng bằng hàm tính tổng Sum hoặc Subtotal
Phải đảm bảo: Tổng phát sinh bên Nợ = Tổng phát sinh bên Có

Trung tâm Kế toán Hà Nội – Nơi hội tụ tinh hoa kế toán chúc các bạn làm kế toán thật tốt!

>> Lớp học thực hành kế toán Excel

>> Lớp kế toán tổng hợp thực tế